10 pasos para reuniones productivas

La simple verdad del asunto es que la mayoría de las reuniones no son productivas. Si los líderes que dedican más tiempo a dirigir y presidir y menos tiempo en reuniones inútiles el mundo sería un lugar mejor. La realidad es que no hay excusa para la celebración de una reunión no productiva. No voy a asistir a una reunión a menos que sea un buen uso de mi tiempo. Usted no va a ver mi rostro sonriente en la asistencia a una reunión a menos que sepa por qué la reunión, ¿quién va a estar presente?, ¿cuáles son los objetivos?, ¿son para la reunión?, ¿un programa se ha distribuido antes de la reunión para permitir la preparación adecuada?

A continuación se presenta 10 reglas para las reuniones productivas:

1. Cultura: Crear una cultura donde las reuniones son la excepción y no la regla. Cuando las reuniones son una ocurrencia rara de las leyes de la escasez se aplicará haciendo que estos sean valorados como una actividad mayor y mejor uso, y no una molestia. 80% de las reuniones no deben tener lugar. Si el liderazgo no se adhiere a esta norma, entonces será imposible para el resto de la compañía hacerlo.

2. Propósito: Recuerde que el propósito de una reunión es crear soluciones, no es un problema, y para aliviar la frustración. Esto sólo ocurre a través de alguna forma de creación de valor, y el valor es creado por la acción.Hablar de un problema no es la solución de un problema. La conclusión es que las reuniones que no conducen a la acción son inútiles – sin excepciones.

3. Programación: No soy un gran fan de las reuniones improvisadas. La creatividad y la innovación son estimulados por la estructura, no sofocado por el mismo. Si el tema vale la pena abordar, entonces planifíquela, preparela tome su tiempo. Un programa detallado de una reunión debe ser distribuido con antelación a todos los asistentes para que tengan tiempo de prepararse para hacer una valiosa contribución. Por último, todas las reuniones deben tener un tiempo de inicio y una hora de finalización. No abuse del tiempo de otras personas.

4. Objetivos claros: Si los objetivos de la reunión no se definen claramente su reunión no vale la pena. El propósito de una reunión es para lograr algo, y no se puede lograr algo si ese algo es vago, ambiguo, etéreo o no se ha definido para empezar. Establecer las expectativas individuales y colectivas antes de la reunión. Recuerde, la riqueza de las reuniones se pueden correlacionar de forma directamente proporcional a la cantidad de trabajo realizado antes de la reunión.

5. Mentalidad: Las reuniones deben ser divertidas … Yo no estoy hablando de temas tontos o ejercicios para romper el hielo, sino que tenga un ambiente relajado y no intimidante, y rígidamente profesional. Las reuniones no son para dormir, ni tampoco que se parecen a un concurso de baile. Las reuniones deben ser desafiantes, las opiniones disidentes de bienvenida y alentar el discurso sincero.

6. Asistentes: también puede que la gente haga del evento un circo y no una reunión. Aparte de una junta de accionistas, la fiesta de Navidad, una organización (departamento, división o en toda la compañía) la recogida, u otro evento especial, las reuniones deben limitarse a 10 o menos asistentes. No todos pueden o deben asistir a una reunión. Ni le preocupe que demasiadas personas no reciban invitaciones a las reuniones si no hay ninguna otra razón que apaciguar sus frágiles egos. No invite a la gente a una reunión que no tengan nada que aportar, y no celebre una reunión a menos que los principales contribuyentes puedan estar presentes. Si una persona clave no es capaz de asistir a la reunión, vuelva a programar  en otro momento en el que pueden estar presentes.

7. Liderazgo: Alguien debe estar a cargo de la reunión. Todas las reuniones deben tener un presidente de la reunión, que es responsable de mantener la reunión sobre el punto, según lo previsto y el logro de los objetivos de la reunión. Malas reuniones son el resultado de una mala dirección.

8. Enfoque: Blackberrys, iPhones, y demás apagado. Nada puede lograrse cuando la gente no está dando el 100% su atención y se centra en el tema en cuestión. Si un encuentro es lo suficientemente importante como para asistir, se debe exigir toda la atención del participante.

9. Ubicación: No caiga en la trampa de salir del lugar a menos que sea absolutamente necesario. Usted debe tener la disciplina para utilizar sus instalaciones de manera ininterrumpida. Dar a conocer que las reuniones no deben ser interrumpidos a menos que sea una emergencia (una “emergencia” debe ser definido como urgente e importante).

10. Analizar y evaluar: El presidente de la reunión debe llevar a cabo una crítica de reuniones para determinar lo que salió bien, lo que salió mal, eran las personas adecuadas en la asistencia, era la gente preparada, se reunieron los entregables, etc La conclusión es que las empresas que tienen grandes reuniones tienen grandes encuentros por una razón … trabajan en él.

fuente: n2growth.com

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