4 pasos para planificar una reunión exitosa

Si gastas mucho tiempo en reuniones estas deben ser productivas, con resultados que mejoren la eficiencia de los empleados y los procesos de la empresa. Sin embargo no todas las reuniones son exitosas debido especialmente a una mala planificación. Las reuniones con éxito requieren una gestión de antes, durante y después de la reunión. Las siguientes acciones serán de mucha utilidad para planificar el antes de una reunión:

1. Planificar la reunión

Las reuniones efectivas que producen resultados comienzan con la planificación de reuniones. En primer lugar, debes identificar si otros empleados son necesarios para ayudar a planificar la reunión. Luego, decide los objetivos que deseas lograr mediante la celebración de la reunión.

Debes establecer metas factibles para la reunión. Los objetivos establecerán el marco para un programa de reuniones eficaces.  Siempre debes comenzar con un fin en mente.

2. Asegúrate de lo que necesitas para la reunión

Una vez que hayas desarrollado tu programa de la reunión, asegúrate de que una reunión es el vehículo apropiado para el logro de los objetivos establecidos. Por lo, haz los esfuerzos para disuadir a los directivos que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el problema, mejorar el proceso, o hacer un plan en curso.

Puedes lograr las metas de la reunión con una discusión por correo electrónico o mediante la solicitud y la distribución de información a través del boletín de la empresa.  Asegúrate de que la reunión es necesaria y conveniente no sólo para ti, sino que ayudará a obtener mejores resultados con los asistentes.

3. Garantizar una adecuada participación en la reunión

Si una reunión es el medio adecuado para lograr sus metas, consulta a los participantes que deben asistir a la reunión para tener éxito. Los asistentes necesarios deben estar disponibles para asistir a la reunión. Debes posponer la reunión si faltan algunos miembros importantes. Si un representante asiste en el lugar de otro, debes asegurarte de que el miembro del personal designado tiene la autoridad para tomar decisiones.

4. Distribuir y dar revisión previa a trabajar antes de la reunión

Muchas reuniones que fracasan comienzan con un facilitador repartiendo hojas informativas o con la proyección de una diapositiva de Microsoft PowerPoint para la discusión. Esto atenta contra la reunión debido a que muchos asistentes se centran en leer los documentos en lugar de prestar atención a las disertaciones. Se puede ser más productivo si se proporciona este material con tiempo previo antes de la reunión real.

La documentación que ayudará a alcanzar los objetivos de la reunión pueden incluir informes, datos y gráficos examinados como información sobre la competencia, las ventas del año hasta la fecha, y los planes de producción. También diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran los puntos clave de discusión y minutos, notas y seguimiento de reuniones anteriores o afines y proyectos.

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