5 consejos para tratar con un cliente por teléfono

Las llamadas telefónicas son usuales en la vida de los negocios. Suelen ser muy recurrentes para pactar alguna reunión de negocios. La forma de contestar el teléfono y atender a un cliente mediante esta vía, puede concretar una reunión de negocios o no. Por eso la importancia de mantener ciertas normas de “etiqueta” al contestar el teléfono. Estas son algunas:

1. Sonríe cuando se contestas el teléfono: esto realmente hace la diferencia, pues si bien no se puede ver la sonrisa, este gesto influye en el ánimo cuando se contesta una llamada. Si va a contratar a una recepcionista, esta debe tener grandes habilidades de comunicación.

2. No dejar una llamada en espera: Si hay una llamada en espera, asegúrese por cuánto tiempo será.  Si usted no puedes conseguir que la llamada de esta persona entre en treinta segundos, dile que le devolverás la llamada. Siempre pregunte a las personas que llaman si desean esperar. No pongas una llamada en espera por más de dos veces. En caso vuelva a llamar, debe tener la prioridad.

3. Dejar mensajes de voz y correos electrónicos: esta acción es necesaria cuando no vas a estar disponible por teléfono durante un día o más, así evitarás que personas interesadas en comunicarte contigo se lleven una ingrata sorpresa.

4. Dé prioridad a sus llamadas: cualquier nuevo negocio que desee comunicarse contigo debe ser una prioridad. Luego debe tomar las llamadas de los clientes existentes y de los proveedores. Cualquier otro tema, como comercialización, contratación de personal, contabilidad, debe tener también un espacio.

5. Realizar las llamadas al número de oficina: si es posible, debes hacer todas las llamadas al teléfono de oficina de tus clientes en lugar de su teléfono celular. Si usted está hablando con un cliente mientras el conduce, no será capaz de tomar notas y será una comunicación infructuosa. Además recuerda que utilizar un teléfono celular mientras se conduce está penado en algunas jurisdicciones.

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