5 maneras de desactivar el caos en tu oficina de negocios

Si pasas mucho tiempo en tu oficina buscando un documento importante y no logras encontrarlo, puede que el caos se haya instalado en tu espacio de trabajo. Como vemos, esto ocasiona una pérdida de tiempo vital para tu productividad, además de generar inseguridad y angustia. La desorganización y la confusión son irritantes, y una pésima compañía para los negocios. Si es tu caso, debes disminuirlo, controlando el desorden y caos, Los siguientes consejos pueden ser de utilidad:

1. Establecer rutinas de gestión:

Una serie  procedimientos de rutina nos ayudará a estar mejor organizado y mantener las cosas funcionando sin problemas. Estas rutinas se deben establecer especialmente para la manipulación de documentos y sistemas de oficina.  Por ejemplo, cada pedazo de papel que entra en la oficina debe manejarse con un procedimiento, desde su recepción, revisión, que pude ser el archivo o el reciclaje, pero nunca debe dejarse sobre el escritorio, generando caos y desorden.

2. Establecer responsabilidades claramente delineadas:

Una buena gestión de la oficina implica delimitar las responsabilidades a cada miembro del equipo. Incluso para mantener las cosa en orden, se necesita una persona que esté cargo de los archivos y sistemas informáticos. De lo contrario, el caos puede proliferar pues se buscará un documento recurriendo a todos los trabajadores en lugar de preguntar a una persona específica.

3. Mantenga los registros actualizados:

Actualizar los registros implica llevar un base de datos sobre diferente información del negocio y anotar cada cambio o modificación. Por ejemplo podemos llevar un registro sobre informes de proveedores, números telefónicos de clientes, contactos de negocios; es decir toda información que consideramos vital para nuestro negocio. El hecho de agrupar esta información de forma clasificada dará mayor orden, pero se puede mejorar si actualizamos constantemente la información que entra.

4. Delegar y externalizar:

Si todas las tareas del trabajo llegan a su despacho, será difícil mantener el orden, pues inevitablemente una fila de documentos sin revisar se juntarán, creando desorden. Por eso debe delegar tareas a otros miembros del equipo,  y en caso sean tareas específicas, externalizar algunos servicios. Una buena gestión empresarial requiere el aprender a delegar funciones y tareas.

5. Dar un paseo por su oficina:

Cuando usted camina a través de la oficina, podrá descubrir una serie de elementos que suelen ser obstáculos y desvían la atención, convirtiéndose en limitantes de la productividad. Descubrir estos objetos no se pude hacer desde el escritorio. Por ello se necesita dar un paseo por la oficina y analizar la actual disposición de los objetos y artículos.

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