5 tips para mejorar los mensajes de negocios por correo electrónico

El correo electrónico se ha convertido en uno de los elementos del negocio que no va a desaparecer, debido a su utilidad para comunicar mensajes de forma rápida. Sin embargo, la revisión del correo electrónico puede ser una pérdida de productividad importante si no se maneja de una forma correcta.

Hay ciertas cosas que deben evitarse en el seguimiento de correo electrónico y otras formas más para optimizar el envío de mensajes. Esto no sólo  ahorrará tiempo y energía, sino que ayudará también a nuestros destinatarios. Las siguientes son algunas ideas:

1. Hacer que el mensajes sean fáciles de leer

Por mucho que trate de mantener e-mail corto, algunos necesitan mayor extensión y no hay manera de evitarlo. Una manera de redactar mensajes más fáciles de leer es usando subtítulos y listas con viñetas para romper el texto. Esto también ayuda al lector a dirigirse a las partes más importante del mensaje. Recuerda que un texto largo y sin separaciones es difícil de seguir.

2. Identificar los puntos importantes

Identifique claramente los puntos o preguntas importantes para el destinatario, poniéndolos de relieve. Se pueden numerar o resaltar. Esto no sólo ayudará al destinatario a entender de forma eficiente nuestro mensaje, sino que aumenta las posibilidades de a obtener una explicación más completa en la primera respuesta.

3. Use archivos adjuntos cuando sea necesario

Si la información contenida en el mensaje de correo electrónico es especialmente larga y requiere un formato especial, lo mejor es enviar el mensaje  en un archivo adjunto. Si bien no se debe abusar del uso de estos archivos adjuntos, pueden ser muy eficaces para proporcionar información en profundidad a través de correo electrónico.

4. Describir bien el tema o asunto

Si bien puede parecer algo obvio, es posible obtener una respuesta más rápida cuando se incluye en el asunto una línea bien descriptiva y precisa.

5. Incluir una llamada a la acción

Casi todos los correos electrónicos requieren que el destinatario haga algo, es decir una respuesta. La mejor manera es incluyendo un llamado a la acción, especificando lo que debe a ocurrir a continuación de la lectura del correo. Esta petición debe precisare justo antes del cierre, y será la última frase en la mente del receptor, fomentando y recordándoles como deben actuar.

Leave a Reply

Required fields are marked *.