7 errores a evitar en los viajes de negocios de pequeñas empresas

Su pequeña empresa tiene que ser eficaz para mantener la competitividad en el mercado actual. Eso significa que debe planificar cuidadosamente cada gasto, evitando en lo posible perdidas que no ayuden al crecimiento del negocio.

Uno de los gastos recurrentes en las pequeñas empresas son los viajes de negocios. Afortunadamente, gracias a la tecnología, muchos de los motivos de los iajes de antaño han desaparecido prácticamente. De tal forma,  las conferencias web, chats de vídeo, seminarios web y otras tecnologías ahorran la necesidad de viajar. Sin embargo, hay momentos en los que será necesario viajar. Si no se tiene cuidado y previsión, puede cometer errores costosos. Trate de evitar estos errores al planificar su viaje de negocios:

1. Desplazamientos innecesarios: los pequeños desplazamientos innecesarios son la fuente más común de pérdidas de dinero en las pequeñas empresas. Antes de reservar su vuelo o enviar a sus empleados en alguna parte, hágase la pregunta: “¿Hay alguna manera en que la tecnología pueda eliminar la necesidad de este viaje?”. En muchos casos, la respuesta será “sí” Siempre investiga las alternativas.

2. Planificación insuficiente: Los viajes de negocios significan más que la reserva de un vuelo, hotel y alquiler de coches.  Esto significa hacer un poco de investigación real.  Por ejemplo, si hay varios empleados que harán un viaje grupal a un congreso, usted podría ser capaz de obtener un descuento de grupo en habitaciones de hotel o otros servicios.  Los viajes de negocios siempre deben ser precedidos por una gran cantidad de recepción de información.

3. Falta de políticas de viajes: Si usted tiene empleados que necesitan viajar con frecuencia, es necesario que sepan una política de ahorro de viajes. Usted tiene que deja claro estas políticas, explicando la posición financiera de la empresa.

4. Prescindir de una agencia de viajes: A veces, usar una agencia de viajes puede ahorrar dinero a su negocio pequeño. En algunos casos, se puede ahorrar un montón de dinero, debido a que las empresas de gestión de viajes tienen acceso a ciertos tipos de descuentos y paquetes que podrían difíciles de encontrar por su cuenta.

5. Hacer suposiciones acerca de los viajes: Hay una serie de sesgos de viaje que algunos empresarios suelen tener. Muchas veces planifican el presupuesto de viaje en base a suposiciones, lo cual es un error. Los precios de alojamientos y pasajes varían, de acuerdo a la demanda y temporadas. En los negocios todo se debe hacer informado, sin suposiciones.

6. No considerar los gastos operativos: un viaje de negocios no se limita a alojamiento y transporte, hay otra serie de gastos como comida. Por ello debe fijar una serie de reglas muy específicas sobre lo que sus empleados pueden gastar en los viaje de negocios.

7. Caer en estafas de viaje: Hoy existe todo tipo de estafas de viaje por ahí, y las pequeñas empresas no son inmunes. Debe informarse de algunas de las estafas más comunes relacionadas con los taxis, la moneda, e incluso la gente haciéndose pasar por policía local. Averigüe antes sobre el lugar de destino.

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