7 pasos para establecer una reunión sobre el presupuesto

Las reuniones sobre el presupuesto son importantes porque permiten presentar a un jefe y superiores los términos del proyecto en términos de su presupuesto. En la reunión se puede discutir posibles aumentos o disminuciones, además de sugerir formas de reducir los costes para mantener un presupuesto en pista. Las reuniones de presupuesto también permiten abogar para obtener más financiamiento para un proyecto o trabajo. Como vemos, estas reuniones son muy importantes, y no tan complicada de programar. Los siguientes pasos explican cómo desarrollarlas de forma efectiva:

1. Determinar quién debe asistir a la reunión de presupuesto: Normalmente, se debería invitar a un director financiero de la empresa u otra persona del equipo de dirección de la empresa que se encargue de las finanzas. Si usted trabaja para una empresa mucho más grande, debe invitar a la persona de su oficina que administra el dinero, como un controlador o el gerente del departamento de contabilidad. También debe invitar a su jefe, el director del proyecto y otros miembros del personal conectados a su proyecto o departamento.

2. Compruebe los horarios de todos los invitados a la reunión: Algunas herramientas de oficina, como Microsoft Outlook o Google Calendar, permiten ver horarios y disponibilidad de otros compañeros de trabajo. Si no puede acceder a los horarios de todos, pida a sus asistentes o a los propios individuos sobre su tiempo disponible.

3. Elija un tiempo de duración para la reunión: Espere el tiempo necesario para presentar la información sobre el presupuesto y dejar espacio para las preguntas y el tiempo de discusión. Si usted piensa que le llevará una hora presentar la información sobre el presupuesto, elija una duración de 90 minutos para permitir la prórroga.

4. Escoja un día y hora para la reunión: sobre la base de que todo el mundo está disponible y la duración de la reunión. Si la reunión va a durar 90 minutos, elegir los primeros 90 minutos de intervalo de tiempo cuando todos están disponibles.

5. Envíe una notificación de solicitud de reunión a través de correo electrónico: pida a todos los destinatarios que respondan indicando si aceptan la solicitud de reunión o son incapaces de hacerlo. Cuando se solicita la reunión, ya sea en persona o por correo electrónico, proporcione una breve descripción de la agenda de la reunión: los recortes presupuestarios, informes financieros, estado del presupuesto y así sucesivamente.

6. Volver a programar la reunión si es necesario: Seleccione la siguiente ranura disponible cuando los supervisores financieros y otras personas indispensables no están disponibles para la duración prevista de la reunión.

7. Recuerde a todos los asistentes acerca de la próxima reunión: asegúrese de enviar una notificación por correo a las personas interesadas.

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