Cómo escribir una carta para terminar una relación de negocios

Terminar una relación cliente-empresa es a menudo difícil de hacer, pues siempre hay la posibilidad de que quede un resentimiento. Una de las mejores maneras de manejar esta situación difícil es terminar la relación con su cliente a través de una formal y bien elaborada carta. Este documento debe indicar claramente que está terminando su relación de trabajo con el cliente. Aprende a escribir una carta que efectivamente ponga fin a su relación de trabajo, siguiendo estos pasos:

1. Atender al cliente formalmente por título de la cortesía y el apellido.  Por ejemplo, comience con su carta “Querido señor Romero”.  Ponga la fecha en la esquina superior derecha de la carta.

2. Vaya al grano de inmediato. Informe a su cliente ya no puede trabajar con él y de una breve explicación de las razones. No es necesario entrar en detalles extremos. Por ejemplo, usted podría revelar que ya no cuentan con los recursos para llevar a cabo el trabajo de su cliente merece.

3. Exprese su agradecimiento por el negocio de su cliente.  A pesar de que está rompiendo la relación comercial con este cliente, es bueno reconocer que se benefició, con la asociación.

4. Proponer otra persona o negocio como reemplazo. Esta entidad recomendada podría ser capaz de manejar las necesidades del cliente en el futuro. Si es posible, proporcione información que el cliente puede utilizar para ponerse en contacto con su referencia. Por supuesto, usted necesita dar información a cualquier persona que considere recomendar, especialmente si el cliente ha sido difícil de complacer en el pasado.

5. Concluya su carta deseando al cliente todo lo mejor en sus perspectivas de futuro: Esto deja en claro que va a pasar a partir de esta relación y que él debe hacer lo mismo.

Consejos y advertencias

– Haga una copia de la carta para sus archivos. También es bueno tener una copia de toda la correspondencia en caso de preguntas o problemas futuros.

– Además, debe enviar la última factura al cliente, con el fin dejar la relación sin saldos pendientes o disputas.

– Es bueno citar una disputa comercial si esta es la razón de la disolución de la relación. En caso sean cuestiones personales, estas no deben nombrarse.

– Mantenga un tono profesional en su correspondencia. Sea breve, firme pero cortés para hacer frente a la situación.

– Nunca envíe un modelo genérico para un cliente. La falta de personalización es ofensiva para alguien con quién se ha trabajado, sin importar qué problemas se hayan producido.

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