¿Cómo las empresas deben controlar su presupuesto?

Una de las partes importantes que se deben controlar en todos negocios es el presupuesto, pues muchas veces es el centro de las decisiones de la mayoría de los proyectos. Si bien el propio presupuesto es una herramienta de control, siempre pueden surgir desbalances o forados, por tanto se deben hacer herramientas que controlen este presupuesto. En estos casos, es muy útil la gestión del control, una herramienta que ayuda a una organización a planificar y monitorear las necesidades de gasto. Esto, a su vez, promueve la eficiencia y ayuda a gestionar la asignación de recursos. Veamos algunas formas de controlar y tener un presupuesto seguro:

Fuente de información

Una de las funciones más importantes del presupuesto es la de actuar como una fuente fiable de información. Algunas compañías tienen sistemas extensivos de explotación o de software financiero que proporcionan números que componen el presupuesto. Otras compañías tienen diferentes fuentes de información para las distintas partidas presupuestarias. De cualquier manera, es importante tener un único punto de contacto y para auditar regularmente esa fuente.

Presupuesto calendario

La mayoría de las empresas tienen un calendario establecido para la creación del presupuesto. Debido al ejercicio fiscal y la temporada de vacaciones, a la mayoría de las empresas les gusta presupuesto en los meses de verano. Cada grupo con responsabilidad presupuestaria proporciona información y conocimiento sobre el nuevo ejercicio presupuestario y decide sobre un presupuesto determinado. Una vez que el presupuesto se elabora, se publica hacia todos los grupos.

Informes mensuales y trimestrales

La mayoría de las empresas hacen una comparación mensual de los números reales del presupuesto para comprobar las diferencias. Esto proporciona una oportunidad de coger el gasto antes de que sea demasiado tarde. Además de los informes mensuales, trimestrales, también las opiniones ayudan a controlar los gastos. Los informes se suelen enviar a los jefes de departamento, y están conectados a evaluaciones de desempeño.

Acceso limitado

Si bien el calendario de presupuesto y el presupuesto final se publican en toda la organización, sólo un número limitado de personas tienen la capacidad de cambiar cualquiera de los números en el presupuesto. Esto asegura que la persona que introduce los números en el presupuesto final se hace responsable de los posibles errores en la publicación o el formato.

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