Cómo mantener una reunión breve.

El tiempo suele ser el enemigo de los empresarios. Innumerables reuniones prolongadas para solucionar problemas, planificar estratégicas, son necesarias para mantenerse en el camino correcto.

Pero no siempre tiene que ser así.

Existe un método para mantenerlas reuniones tan cortas, como cinco minutos. Tiene que ver con la creación de una cultura de rendición de cuentas en torno a su negocio que permite a las personas a manejar los problemas por su área sin forzar la toma de decisiones en la cadena de mando, ya que el tiempo es dinero.

Un empleado que no recibe esta información podría decir, por ejemplo: “Perdimos los ingresos de capacitación del año pasado durante nuestra mudanza de oficina. ¿Qué deberíamos hacer al respecto?”

En su lugar, debe decir: “Estamos en espera del retorno de la inversión con respecto al año pasado. Esto se debe a que hemos perdido ingresos de capacitación del año pasado durante nuestra mudanza de oficina reciente. Me pondré en contacto con las empresas  que hemos utilizado para poder duplicar las ventas, y hacer que nos movamos hacia adelante de nuevo para el final de la semana”.

La primera declaración dará inicio a una larga discusión. La segunda declaración durará cinco minutos, y hará que el empleado se vaya, sin perder tiempo en una conversación.

Así que esto es lo que hay que hacer para conseguir reuniones de cinco minutos para solucionar problemas menores :

  • Crear un semáforo. Elegir algunas palabras en clave que pueden servir como accesos directos a informes de estado. El semáforo es un gran acercamiento. Por ejemplo, el Rojo equivale a: “En espera, no hay movimiento hacia adelante”. El amarillo es: “Puede que haya un problema”. El Verde es lo siguiente: “Todo va de maravilla”.
  • Tener claras las metas y objetivos anuales. Antes de escuchar lo que está mal, debería saber cuál es el objetivo al que está afectando. Es sutil, pero es importante. A veces, cuando hay una llamarada de fuego pequeña, la gente tiende a perseguirla para apagarla. Se olvidan de cuál es el impacto que ello está teniendo en el panorama general. ¿Por qué debería estar escuchando a un problema si no tiene nada que ver con sus metas?
  • Que le digan qué no es grande y por qué. Que no solo le digan que hay una luz amarilla o roja en algo. Que le digan por qué, ya que usted no tendrá tiempo para investigar por su cuenta.
  • Que le digan qué se está haciendo al respecto. Demasiados dueños de pequeñas empresas permiten a sus colaboradores llevar todos los problemas en ellos. Eso es inaceptable. Su trabajo como dueño del negocio es mantener esa imagen grande, así que ni siquiera le menciones el problema sin soluciones.
  • Que le den una fecha fija. Espere un tiempo estimado de solución. Para entonces, requerirá otra actualización del tema, es decir, saber si pasó de rojo a verde. Entonces todo estará bien.

Además de mantener reuniones de pocas palabras, este sistema también se presta bien a trazar las tareas, y la forma en que se mueven los objetivos principales.

Considere la posibilidad de probar este método. Si usted no está manejando la forma en que su gente y socios resuelven los problemas pequeños, entonces usted es probablemente el que hace toda la resolución de problemas. Cuando eso sucede, entonces no está haciendo las cosas necesarias para mantener grande la imagen de su negocio, como tratar de aumentar las ventas y promocionar la marca del mismo.

Fuente: entrepreneur.com

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