Consejos para organizar sus archivos de negocios

Ahora que usted tiene un negocio, debe empezar a organizarse. Para ello se debe  mantener un registro con los papeles y archivos. SI bien esto es una tarea sencilla, debe considerar algunos factores que determinarán qué tipo de sistemas de archivo debe crear para su negocio:

1. ¿Su empresa está enfocada a los servicios o es un negocio al por menor?

2. ¿Cuánto dinero va a generar su negocio?.

Sistema tradicional de archivo:

En caso esté realizando un negocio al por menor, inevitablemente tendrá más papeleo para realizar un seguimiento de lo que lo haría si estuviera como un consultor de servicios para algunos clientes. Un consejo, siempre piense en un archivador, carpetas colgantes y carpetas de manila. Este método es inevitable para cualquier negocio. Puede ser muy usado y tradicional, pero sirve de forma eficaz para ordenar la documentación del negocio o empresa.

Si está operando un pequeño negocio de venta directa, usted puede decidir empezar con un sistema de carpeta para sus archivos. En esencia, se obtiene tres carpetas de anillas, protectores de hojas y separadores de sección. A continuación, se deben establecer las categorías de separación, como pedidos pendientes, pedidos completados, las copias maestras de diversas formas, recibos, etc. El orden del archivo también implica que periódicamente vaya actualizando las carpetas, desechando la información que ya será utilizada más adelante, y guardando en carpetas especiales los documentos de especial interés.

Sistema de archivo digital:

Ahora que todo el mundo reside en línea, usted tendrá un montón de archivos electrónicos y datos para la gestión. A menudo, mucho más que los archivos de papel.  Lo recomendable es duplicar sus categorías de presentación de papel y crear carpetas dentro de su ordenador. Va a ser importante que sea meticuloso en la recopilación de archivos de correo electrónico y ponerlos en el lugar correcto. Guardar todo.

También es conveniente tener una copia de seguridad de todos sus archivos, con la información comercial en un disco duro independiente. También puede considerar el uso de un sistema de gestión para organizar y proteger los datos del cliente.

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