Mejore la colaboración de su equipo en 3 pasos. La experiencia de una compañía que lo logró de esta manera

¿Desea aumentar la colaboración entre su equipo y su empresa? ¿Le gustaría poder hacer que sus empleados hablen con ideas de los demás y las  compartan? Trate de pedir prestado una estrategia desde el mundo del desarrollo de software.

Los ejecutivos se reunían con expertos en tecnología para diseñar los requisitos y esperaban unos meses para ver el producto terminado o incluso años más tarde. Ahora, cada vez más ingenieros crean software utilizando la metodología Agile, en el que las nuevas versiones se liberan cada dos semanas, con nuevas características y correcciones añadidas cada vez. Los ejecutivos se reúnen con desarrolladores en cada versión. Agile resulta ser una muy buena manera de dirigir una empresa, también.

Cuando Robert Holler, CEO de VersionOne, que ofrece software para la gestión de proyectos Agile, decidió aplicar la misma filosofía de su negocio entero, se encontró con que era una manera efectiva de hacer que todos trabajen juntos e innovar más rápidamente.

El manifiesto Agil prefiere “los individuos y las interacciones sobre procesos y herramientas” y “responde al cambio sobre seguir un plan.” Y mientras VersionOne comenzó con Agile para crear sus productos, “Como hemos creado la empresa y ha crecido a 100 personas, lo usamos todo el camino a través de nuestra infraestructura”, dice Holler. Asi es como funciona: 

1. Crear regulares “puntos de contacto”. 

La clave para la agilidad está “bien definida, puntos de contacto disciplinados” entre miembros del equipo, dice Holler. “Si usted tiene un ritmo establecido con individuos que se comunican diariamente, los equipos de cada semana o cada dos semanas, y la empresa mensualmente, tendrá un ritmo simple que crea un grupo de equipos”.

Luego, una vez al mes, la compañía entera se reúne para una actualización de rendimiento y objetivos. Y el equipo ejecutivo se reúne cada trimestre para establecer metas para el próximo trimestre.

Con todas esas críticas: “Estamos obligados a sincronizar”, dice Holler. “Ese ritmo que nos hace altamente eficiente”.

2. Mantenga reuniones cortas.

Una de las razones para que la eficiencia es que cada una de estas reuniones tiene una agenda clara y un límite de tiempo estricto. “Que van desde 5 minutos hasta 40 minutos, y rara vez vamos más de eso”, dice Holler. Las reuniones diarias de equipo, por ejemplo, son de sólo de 10 a 15, y se llaman “stand-ups” porque se llevan a cabo mientras se está de pie. Las presentaciones de negocios total mensual sólo una hora, aunque también hay tiempo para el almuerzo y una actividad divertida, como la piscina.

3. Elimine las comunicaciones que no sean necesarias.

Puede parecer que esta cantidad de reuniones que ocupan mucho tiempo, pero Holler dice que en realidad ahorran tiempo al eliminar comunicaciones que no sean necesarias. No hay necesidad de escribir un correo electrónico diciendo a sus compañeros de equipo acerca de un nuevo cliente cuando usted sabe que va a tener la oportunidad de decirle cara a cara mañana por la mañana. Y hay poca necesidad de programar las reuniones con sus colegas cuando se sabe que va a asistir a una reunión en conjunto de todas maneras en la próxima semana o el mes. “La comunicación sólo fluye a través de nuestra organización”, dice Holler. En lugar de decir “estoy trabajando en esta tarea”, la gente dice: “Yo estoy trabajando en esta tarea, que apoya esta iniciativa con la ayuda de este otro departamento en la búsqueda de este objetivo”.

4. Esté preparado para cambiar de rumbo rápidamente.

Una operación ágil puede responder a las cambiantes condiciones del mercado y las oportunidades mucho más rápido. Eso es lo que ocurrió hace poco cuando una nueva pantalla visual que muestra las interdependencias de los elementos en un proyecto resultó ser una característica inesperadamente popular producto de VersionOne. “No estábamos seguros de lo que aceptación tendría,” Holler dice. Pero cuando las descargas se dispararon, la compañía tomó una rápida decisión para resaltar la nueva función de sus demostraciones de productos en línea.

“Nosotros no tenemos eso en nuestro plan de marketing”, dice Holler. Pero debido a que la compañía se reúne periódicamente, la comunicación fluye en todas las direcciones, todos en VersionOne sabíamos sobre el éxito de la nueva función..

Sin Agile, la empresa nunca habría podido haberlo logrado, añade.“Habríamos tenido un tablero de control de cambios que nunca se han entendido”.

Fuente: http://www.inc.com

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