En el mundo digital de hoy, es común enviar mensajes de correo electrónico, tanto a sus colegas y sus supervisores. Mientras que usted puede enviar correos electrónicos a sus amigos y familiares, los correos electrónicos que envíe profesionalmente a menudo difieren en la formalidad y en su contenido. Cuando se envía un correo electrónico en el lugar de trabajo la clave es mantener un nivel de profesionalismo y claridad, sin tener en cuenta el destinatario.
Instrucciones para enviar emails profesionales
1. Decida quién debe ser incluido en el correo electrónico. Incluya a cualquier persona que pueda estar involucrado en el proyecto o se beneficie de la información en el correo electrónico.
2. Escriba el asunto del mensaje: Esto debería ser de carácter informativo y en directo, ya que es la primera cosa que los destinatarios verán en la pantalla a través de su bandeja de entrada. Para ser claros, la línea de asunto debe llamar la atención sobre la cuestión principal en el correo electrónico. SI es de urgencia, debe ir la palabra “Urgente”.
3. Adjunte todos los documentos necesarios para el correo electrónico.
4. Incluya un breve saludo a los destinatarios: Si uno o dos receptores se incluyen, debes saludarlos de forma directa. Por ejemplo, “Hola Sres. Díaz y Tapia”. Si hay más de dos receptores, diga “Hola” o “Saludos”. Dirigiéndose a cada destinatario se ocupará de que lean el correo electrónico.
5. Escriba el cuerpo del correo electrónico: Es importante ser concisos con la información dada, donde la información más importante debe ir primero. Pregúntese “¿Qué necesitan saber los destinatarios?”. Al escribir, debe ser profesional, no incluya los signos de exclamación, emoticones o elementos innecesarios.
6. De su nombre e información de contacto para la firma del correo electrónico: Esto permitirá que la gente sepa quién eres y dónde pueden llegar si necesitan más detalles.
Consejos y advertencias
– Siempre vuelva a verificar la ortografía y la gramática, especialmente en los nombres.
– Cuando se recibe una respuesta, debes dar un seguimiento.
– Nunca envíes mensajes personales a través de tu correo electrónico del trabajo.
– Evita los signos de exclamación, puntos suspensivos, signos de interrogación, negritas, cursivas, subrayados, fuente de varios colores, tipo de letra ilegible, emoticones y cualquier cosa que no sea una fuente oscuro (negro o azul marino) sobre un fondo blanco.
– No utilice letras mayúsculas.