Entender qué gastos son necesarios para ejecutar su negocio ayuda a tomar mejores decisiones. Ya sea que haga el seguimiento de los gastos para las operaciones generales o para la preparación de impuestos, es importante que se organice. La categorización de los gastos de negocios hace que sea más fácil planificar y gestionar los gastos. Veamos como hacerlo:

1. Comience por crear una categoría para la dotación de personal.  En esta categoría se debe incluir los salarios a tiempo parcial y a tiempo completo, así como los gastos de trabajo temporal, como proyectos o consultorías.

2. Creación de una categoría de beneficios: El seguro de salud, reembolso de matrícula, los incentivos de transporte, seguro de vida, cuentas de gastos flexibles, beneficios de jubilación y las contribuciones deben ser incluidos en esta categoría.

3. Crear una categoría para suministros y dividirla en dos sub-categorías, administrativas y accesorios de servicio: Los suministros administrativos incluyen suministros de oficina. Los suministros de servicio son cosas que hay que llevar a cabo en un programa o proyecto. Puede optar por incluir gastos de envío en alguna de estas subcategorías.

4. Creación de una categoría para publicidad y promociones: Incluya cualquier publicidad impresa, de radio, web; así como las herramientas en línea de promoción, tales como anuncios de Google.

5. Creación de una categoría de tecnología o servicios tecnológicos: Incluya todos los gastos relacionados con las infraestructuras de Internet, teléfono, ordenadores y hardware asociado, paquetes de software, el teléfono celular y hardware o software de conferencia.

6. Incluya una categoría de viaje o de transporte: este debe contener todos los gastos relacionados con el alojamiento, pasaje aéreo, alquiler de vehículos, mantenimiento de los vehículos propiedad de la empresa y el reembolso de kilometraje para el uso del vehículo por el personal.