Cuando los directivos de una empresa sienten que existe una necesidad de mejorar la coordinación y la comunicación, pueden comenzar a celebrar reuniones. Por desgracia, en muchas empresas estas reuniones son nada más que las discusiones entre las personas, sobre todo por la poca disposición de los participantes. El problema aumenta cuando no hay agendas programadas o no hay líder designado para llevar la reunión. Como consecuencia de ello, las reuniones tienden a alargarse interminablemente, y rara vez resultan en decisiones productivas. La gente se siente frustrada y concluyen que “las reuniones son una pérdida de tiempo”.
Otras quejas acerca de las reuniones implican la falta de seguimiento de las decisiones que se toman. Algunas compañías programan reuniones de planificación anual o mensual, tiempo durante el cual se establecen metas para los empleados, departamentos, y la empresa en su conjunto. Estas sesiones son una pérdida de tiempo si la gente ignora los objetivos que se han establecido o desconocen como controlar su progreso hacia estas metas.
Otro ejemplo de uso ineficaz del tiempo en reuniones puede aparecer en el proceso de evaluación del desempeño. En muchas organizaciones que están empezando a hacer la transición a la gestión profesional, las evaluaciones de desempeño no son más que las discusiones entre supervisor y subordinado. En tal caso, las metas de objetivo de rendimiento no se pueden establecer o, si se establecen, no pueden ser monitoreadas por el empleado o gerente.
Los directivos de estas empresas también tienden a evitar la retroalimentación negativa. Sin esa información, los empleados no pueden aprender lo que hay que hacer para mejorar el rendimiento. Debido a que la información real se intercambia muy poco, las reuniones de evaluación del desempeño son una pérdida de tiempo, tanto para el supervisor y como para el subordinado.